Ce face, de fapt, o agenție AI
Sub eticheta „agenție AI” găsești azi firme foarte diferite. Unele țin training-uri. Altele construiesc chatboți pentru site. Altele leagă un model de limbaj de contabilitate, de ERP sau de documentele interne, ca să facă o parte din munca de birou. Toate pot avea același site frumos și același demo convingător. Diferența apare abia după semnătură, când agentul trebuie să lucreze pe datele tale reale.
Noi suntem o agenție AI din București, așa că articolul de față nu e neutru. Am încercat totuși să-l scriem ca pe lista pe care am vrea să o primească orice patron înainte să vorbească cu oricine, inclusiv cu noi. Întrebările de mai jos nu cer cunoștințe tehnice. Cer doar răspunsuri clare, puse pe hârtie. Dacă o agenție nu poate răspunde la ele într-o primă discuție, nu va putea nici după trei luni de proiect.
Merită spus și de unde pornim. Potrivit Eurostat, în 2025 20,0% dintre firmele din UE cu cel puțin 10 angajați foloseau tehnologii AI, iar România avea cea mai mică pondere din Uniune, 5,2%. Pentru multe firme de aici, primul proiect AI e și prima experiență cu un furnizor de acest fel. Tocmai de aceea contează să știi ce să întrebi.
Prima întrebare: unde rulează modelele și unde ajung datele
Înainte de orice discuție despre ce poate face agentul, întreabă ce se întâmplă cu un document din firma ta după ce ajunge la el. Pe ce server e citit? În ce țară? Rămâne undeva o copie? Poate fi folosit ca să antreneze un model? Un furnizor serios îți răspunde desenând drumul datelor, nu cu o frază despre „securitate de nivel enterprise”.
Întrebarea are și o parte legală. Dacă agenția prelucrează date personale în numele tău, Regulamentul GDPR cere, la articolul 28, un contract scris în care furnizorul se obligă să prelucreze datele doar pe baza instrucțiunilor tale documentate, inclusiv când e vorba de transferuri în afara UE. Același articol spune că la finalul colaborării datele se șterg sau ți se returnează, la alegerea ta. Dacă agenția nu are pregătit un astfel de contract, ai aflat ceva important despre ea.
La RSM România, o firmă de audit și consultanță fiscală, întrebarea asta a fost punctul de plecare. Cerințele scrise de la început au fost modele open-source, nicio antrenare pe datele clienților, rulare în centre de date din UE și conexiuni spre exterior controlate. Arhitectura livrată ține agentul și baza de cunoștințe pe serverul firmei, iar modelele sunt apelate în cloud european. Furnizorul de inferență se poate schimba fără să se schimbe restul sistemului.
30 de minute, gratuit. Îți spunem sincer dacă are sens.
Cine aprobă ce face agentul
Un asistent care doar răspunde la întrebări e una. Un agent care trimite emailuri, modifică documente sau pregătește declarații e altceva. Întreabă direct: ce acțiuni face agentul singur și care trec prin aprobarea unui om? Unde se vede ce a făcut? Cine îl poate opri și cum? Răspunsul trebuie să fie diferit pentru fiecare tip de acțiune. Citirea unui document nu cere aceeași aprobare ca trimiterea unui email către un client.
Regulamentul european privind inteligența artificială (AI Act) are la articolul 14 cerințe de supraveghere umană pentru sistemele cu risc ridicat. Printre ele, omul trebuie să poată decide să nu folosească rezultatul sistemului, să-l ignore sau să-l inverseze, și să-l poată opri printr-un buton de stop sau o procedură asemănătoare. Majoritatea proiectelor dintr-o firmă obișnuită nu intră în categoria cu risc ridicat. Regula e totuși un standard bun de cerut oricărei agenții, pentru că descrie exact ce vrei să poți face când agentul greșește.
Noi am testat totul întâi pe propria contabilitate. Agentul citește jurnalul și balanța, semnalează conturile care ar bloca declarația SAF-T, generează fișierul și rulează validarea oficială. Contabilul decide corecțiile, iar semnătura cu certificatul digital și aprobarea depunerii rămân la om. Fiecare pas rămâne într-un jurnal. Așa ar trebui să arate răspunsul la întrebarea „cine aprobă”: concret, pe pași, cu numele rolului care apasă butonul.
Cum se leagă de programele pe care le ai deja
Un agent care nu vede datele firmei e doar un chat mai scump. Întreabă cum va ajunge agentul la ERP, la programul de contabilitate sau la documentele interne. Întreabă și ce se întâmplă cu acele programe: rămân neatinse sau trebuie modificate? Un răspuns de tipul „schimbăm sistemul ca să meargă AI-ul” e un semn să mai cauți. Programele pe care le folosești de ani de zile sunt deja verificate de contabil, de auditor și de colegi.
Există azi un standard deschis pentru partea asta. Documentația oficială descrie Model Context Protocol (MCP) ca standard open-source pentru conectarea aplicațiilor AI la sisteme externe, adică baze de date, fișiere, unelte. O agenție care lucrează cu standarde publice îți lasă mai multă libertate decât una care leagă totul printr-o soluție proprie, pe care doar ea o poate întreține. Întreabă deci ce standarde folosește agenția și dacă alt furnizor ar putea continua lucrul fără să o ia de la zero.
La FOX, un producător de mezeluri care lucrează în SAP, discovery-ul pentru digitalizarea producției a pornit de la o regulă fixă: SAP-ul nu se modifică. Extensiile stau separat, pe platforma SAP BTP, și comunică cu sistemul principal doar prin interfețele oficiale. La programele fără API, cum e SAGA, citim datele direct, fără să scriem în baza de date. Merită să ceri agenției să-ți spună în scris, pentru sistemul tău, în care dintre aceste variante intră.
Ce rămâne al tău la final
Întrebarea pe care o pun puțini clienți la început e cea care contează cel mai mult după doi ani. Dacă te desparți de agenție, ce iei cu tine? Codul? Configurările agenților? Instrucțiunile scrise pentru ei? Baza de cunoștințe construită din documentele tale? Contul la furnizorul de cloud e pe numele tău sau pe al agenției? Aceste întrebări par premature la prima întâlnire, dar sunt mult mai ușor de negociat înainte de semnătură decât după.
Un răspuns sănătos sună cam așa: codul și infrastructura rămân ale clientului, conturile sunt pe numele lui, iar modelul folosit poate fi înlocuit fără să refaci tot. Un răspuns de evitat e un abonament lunar la o platformă închisă, fără export, unde tot ce ai construit dispare odată cu contractul. Nu e neapărat rău să plătești lunar pentru întreținere. E rău să nu poți pleca.
| Întrebarea | Un răspuns bun | Semnal de alarmă |
|---|---|---|
| Unde rulează modelele? | Server și țară precizate în scris, cu varianta UE disponibilă. | „În cloud, e sigur.” Fără detalii. |
| Cine aprobă acțiunile agentului? | Lista acțiunilor care trec prin om și jurnalul în care se văd. | „Agentul e autonom, nu trebuie să faceți nimic.” |
| Cum se leagă de ERP? | Prin interfețele oficiale sau citire fără scriere, ERP-ul rămâne neatins. | Trebuie modificat nucleul ERP-ului. |
| Ce rămâne al meu? | Cod, configurări și conturi pe numele firmei. | Platformă proprie, fără export. |
| Cum arată primul pas? | Un pilot pe un proces, cu criterii de acceptare scrise înainte. | Contract mare pe 12 luni din prima discuție. |
Cum arată un pilot cu criterii scrise
Cel mai sigur mod de a alege o agenție AI e să nu o alegi pe hârtie, ci pe un proiect mic. Un pilot bun are un singur proces, o descriere a situației de acum și criterii de acceptare scrise înainte să înceapă lucrul. La final, ori le îndeplinește, ori nu. Nu rămâne loc de interpretări de tipul „a mers destul de bine”.
La RSM, implementarea merge pe etape, iar criteriile de acceptare se scriu înainte de fiecare etapă. La FOX, relația a crescut în trei pași separați: întâi un training AI pentru 28 de angajați, apoi o platformă de redeem pentru o campanie cu 250 de câștigători, apoi discovery-ul pentru producție. Clientul a văzut rezultatul fiecărei etape înainte să decidă următoarea. Asta e și forma pe care ți-o recomandăm, indiferent cu cine lucrezi.
- 01Alege un singur proces, cu volum mare și risc mic, și descrie cum se face azi.
- 02Cere agenției o propunere scrisă: ce face agentul, ce rămâne la om, ce date folosește și unde rulează.
- 03Scrieți împreună criteriile de acceptare, înainte de prima linie de cod.
- 04Rulează pilotul cu un om care verifică fiecare rezultat în primele săptămâni.
- 05Decide pasul următor doar după ce ai comparat rezultatul cu criteriile scrise.
Nu uita de oamenii tăi
Un proiect AI nu se termină la livrare. Colegii trebuie să știe ce face agentul, unde greșește de obicei și când să nu aibă încredere în el. AI Act cere de altfel, la articolul 4, aplicabil din 2 februarie 2025, ca firmele care folosesc sisteme AI să ia măsuri pentru alfabetizarea în AI a personalului care lucrează cu ele. Întreabă agenția dacă training-ul echipei e inclus sau trebuie cumpărat separat.
Ultima întrebare e cea mai simplă: poți opri colaborarea după primul raport? O agenție sigură pe ce face nu se teme de ea. La noi, discovery-ul se încheie cu un raport scris, oferta vine cu preț fix pe un scope scris, iar clientul poate opri acolo. Orice agenție alegi, cere aceeași libertate. Iar dacă un furnizor insistă să semnezi pe termen lung înainte să fi văzut un singur rezultat, ia asta ca pe un răspuns.
Surse și lecturi.
30 de minute, gratuit. Îți spunem sincer dacă are sens.
Întrebări frecvente
Ce face o agenție AI?
Construiește și pune în funcțiune sisteme AI pentru o firmă: asistenți pe documentele interne, agenți care lucrează în ERP sau în contabilitate, automatizări de procese și training pentru echipă. Diferențele dintre agenții sunt mari, de aceea contează întrebările puse înainte de contract.
Cum alegi o agenție AI pentru firma ta?
Pune cinci întrebări și cere răspunsurile în scris: unde rulează modelele și datele, cine aprobă acțiunile agentului, cum se leagă de programele existente, ce rămâne al tău la final și cum arată un pilot cu criterii de acceptare. Apoi începe cu un proiect mic.
Ajung datele firmei la un model public dacă lucrez cu o agenție AI?
Depinde de arhitectură. Modelele pot rula pe servere din UE sau pe serverul firmei, fără antrenare pe datele tale. Cere drumul datelor desenat și un contract de prelucrare conform articolului 28 din GDPR.
Trebuie să schimb ERP-ul ca să folosesc AI?
De regulă nu. Agentul se leagă prin interfețele oficiale ale ERP-ului sau citește datele fără să scrie în bază. Dacă o agenție îți cere să modifici nucleul sistemului, merită să ceri și alte variante.
Ce trebuie să conțină contractul cu o agenție AI?
Pe lângă scope și preț, contractul ar trebui să spună unde rulează modelele și datele, cine deține codul, configurările și conturile, ce se întâmplă cu datele la final și, dacă se prelucrează date personale, clauzele cerute de articolul 28 din GDPR.
Hai să vedem ce se poate automatiza la tine.
O sesiune gratuită de 30 de minute: îți spunem ce se poate automatiza, cât durează și cât costă, cu preț fix după discovery.
Răspundem în aceeași zi lucrătoare.