Was eine KI-Agentur tatsächlich macht
Hinter dem Etikett „KI-Agentur“ stehen heute sehr unterschiedliche Firmen. Manche geben Schulungen. Andere bauen Chatbots für Websites. Wieder andere verbinden ein Sprachmodell mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem ERP oder Ihren internen Dokumenten, damit es einen Teil der Büroarbeit übernimmt. Alle können dieselbe schöne Website und dieselbe überzeugende Demo haben. Der Unterschied zeigt sich erst nach der Unterschrift, wenn der Agent mit Ihren echten Daten arbeiten muss.
Wir sind eine KI-Agentur aus Bukarest, dieser Artikel ist also nicht neutral. Wir haben trotzdem versucht, ihn als die Liste zu schreiben, die jeder Unternehmer in der Hand haben sollte, bevor er mit irgendwem spricht, uns eingeschlossen. Die Fragen unten erfordern kein technisches Wissen. Sie erfordern nur klare, schriftliche Antworten. Wenn eine Agentur sie im ersten Gespräch nicht beantworten kann, wird sie es auch nach drei Monaten Projekt nicht können.
Es lohnt sich zu sagen, wo wir stehen. Laut Eurostat nutzten 2025 20,0 % der Unternehmen in der EU mit mindestens 10 Beschäftigten KI-Technologien, und Rumänien hatte mit 5,2 % den niedrigsten Anteil in der Union. Für viele Firmen hier ist das erste KI-Projekt auch die erste Erfahrung mit einem solchen Anbieter. Gerade deshalb ist es wichtig zu wissen, was man fragen muss.
Erste Frage: Wo laufen die Modelle und wohin gehen die Daten
Bevor Sie darüber reden, was der Agent kann, fragen Sie, was mit einem Dokument Ihrer Firma passiert, sobald es bei ihm ankommt. Auf welchem Server wird es gelesen? In welchem Land? Bleibt irgendwo eine Kopie? Kann es zum Training eines Modells verwendet werden? Ein seriöser Anbieter antwortet, indem er den Weg der Daten aufzeichnet, nicht mit einem Satz über „Sicherheit auf Enterprise-Niveau“.
Die Frage hat auch eine rechtliche Seite. Verarbeitet die Agentur in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, verlangt Artikel 28 der DSGVO einen schriftlichen Vertrag, in dem sich der Anbieter verpflichtet, die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung zu verarbeiten, auch bei Übermittlungen außerhalb der EU. Derselbe Artikel sagt, dass die Daten am Ende der Zusammenarbeit nach Ihrer Wahl gelöscht oder Ihnen zurückgegeben werden. Hat die Agentur keinen solchen Vertrag bereit, haben Sie etwas Wichtiges über sie erfahren.
Bei RSM Rumänien, einer Kanzlei für Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung, war genau diese Frage der Ausgangspunkt. Die von Anfang an schriftlich festgelegten Anforderungen waren Open-Source-Modelle, kein Training mit Kundendaten, Betrieb in Rechenzentren in der EU und kontrollierte Verbindungen nach außen. Die gelieferte Architektur hält den Agenten und die Wissensbasis auf dem eigenen Server der Kanzlei, während die Modelle in einer europäischen Cloud aufgerufen werden. Der Inferenzanbieter lässt sich wechseln, ohne den Rest des Systems zu ändern.
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Wer freigibt, was der Agent tut
Ein Assistent, der nur Fragen beantwortet, ist das eine. Ein Agent, der E-Mails verschickt, Dokumente ändert oder Steuererklärungen vorbereitet, ist etwas anderes. Fragen Sie direkt: Welche Aktionen führt der Agent selbst aus, und welche brauchen die Freigabe eines Menschen? Wo sieht man, was er getan hat? Wer kann ihn stoppen, und wie? Die Antwort sollte je nach Art der Aktion unterschiedlich ausfallen. Ein Dokument zu lesen braucht nicht dieselbe Freigabe wie eine E-Mail an einen Kunden.
Die europäische KI-Verordnung (AI Act) stellt in Artikel 14 Anforderungen an die menschliche Aufsicht über Hochrisiko-Systeme. Unter anderem muss ein Mensch entscheiden können, das Ergebnis des Systems nicht zu verwenden, es zu ignorieren oder rückgängig zu machen, und das System über eine Stopptaste oder ein ähnliches Verfahren anhalten können. Die meisten Projekte in einem gewöhnlichen Unternehmen fallen nicht in die Hochrisiko-Kategorie. Die Regel ist trotzdem ein guter Maßstab für jede Agentur, weil sie genau beschreibt, was Sie tun können wollen, wenn der Agent einen Fehler macht.
Wir haben alles zuerst an unserer eigenen Buchhaltung getestet. Der Agent liest Journal und Saldenliste, markiert die Konten, die die SAF-T-Meldung blockieren würden, erzeugt die Datei und führt die offizielle Validierung aus. Die Buchhalterin entscheidet über die Korrekturen, und die Signatur mit dem digitalen Zertifikat sowie die Freigabe der Abgabe bleiben beim Menschen. Jeder Schritt wird protokolliert. So sollte eine Antwort auf die Frage „Wer gibt frei?“ aussehen: konkret, Schritt für Schritt, mit der Rolle, die den Knopf drückt.
Wie er an Ihre bestehende Software angebunden wird
Ein Agent, der die Daten der Firma nicht sieht, ist nur ein teurerer Chat. Fragen Sie, wie der Agent an Ihr ERP, Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre internen Dokumente kommt. Fragen Sie auch, was mit diesen Systemen passiert: Bleiben sie unberührt oder müssen sie geändert werden? Eine Antwort wie „Wir ändern das System, damit die KI funktioniert“ ist ein Zeichen, weiterzusuchen. Die Software, die Sie seit Jahren nutzen, ist bereits von Buchhaltung, Wirtschaftsprüfer und Team geprüft.
Für diesen Teil gibt es inzwischen einen offenen Standard. Die offizielle Dokumentation beschreibt das Model Context Protocol (MCP) als Open-Source-Standard, um KI-Anwendungen mit externen Systemen zu verbinden, also mit Datenbanken, Dateien und Werkzeugen. Eine Agentur, die mit öffentlichen Standards arbeitet, lässt Ihnen mehr Freiheit als eine, die alles über eine eigene Lösung verdrahtet, die nur sie selbst warten kann. Fragen Sie also, welche Standards die Agentur nutzt und ob ein anderer Anbieter die Arbeit fortführen könnte, ohne bei null anzufangen.
Bei FOX, einem Wurstwarenhersteller, der mit SAP arbeitet, begann die Discovery für die Digitalisierung der Produktion mit einer festen Regel: SAP wird nicht verändert. Die Erweiterungen liegen getrennt auf der Plattform SAP BTP und sprechen mit dem Kernsystem nur über die offiziellen Schnittstellen. Bei Software ohne API, etwa SAGA, lesen wir die Daten direkt, ohne in die Datenbank zu schreiben. Lassen Sie sich von der Agentur schriftlich sagen, welche dieser Varianten für Ihr System gilt.
Was am Ende Ihnen gehört
Die Frage, die zu Beginn kaum ein Kunde stellt, ist die, die zwei Jahre später am meisten zählt. Wenn Sie sich von der Agentur trennen, was nehmen Sie mit? Den Code? Die Konfiguration der Agenten? Die für sie geschriebenen Anweisungen? Die Wissensbasis aus Ihren Dokumenten? Läuft das Cloud-Konto auf Ihren Namen oder auf den der Agentur? Diese Fragen wirken beim ersten Treffen verfrüht, lassen sich vor der Unterschrift aber viel leichter verhandeln als danach.
Eine gesunde Antwort klingt ungefähr so: Code und Infrastruktur gehören dem Kunden, die Konten laufen auf seinen Namen, und das eingesetzte Modell lässt sich austauschen, ohne alles neu zu bauen. Eine Antwort, die Sie meiden sollten, ist ein Monatsabo für eine geschlossene Plattform ohne Export, bei der alles, was Sie aufgebaut haben, mit dem Vertrag verschwindet. Monatlich für Wartung zu zahlen ist nicht unbedingt schlecht. Nicht gehen zu können schon.
| Die Frage | Eine gute Antwort | Ein Warnsignal |
|---|---|---|
| Unde rulează modelele? | Server und Land schriftlich festgelegt, mit verfügbarer EU-Variante. | „In der Cloud, das ist sicher.“ Keine Details. |
| Wer gibt die Aktionen des Agenten frei? | Eine Liste der Aktionen, die über einen Menschen laufen, und das Protokoll, in dem sie erscheinen. | „Der Agent ist autonom, Sie müssen nichts tun.“ |
| Wie wird das ERP angebunden? | Über die offiziellen Schnittstellen oder nur lesend; das ERP bleibt unberührt. | Der Kern des ERP muss geändert werden. |
| Was gehört mir? | Code, Konfigurationen und Konten auf den Namen der Firma. | Eigene Plattform, kein Export. |
| Wie sieht der erste Schritt aus? | Ein Pilot für einen Prozess, mit vorher schriftlich festgelegten Abnahmekriterien. | Ein großer 12-Monats-Vertrag schon im ersten Gespräch. |
Wie ein Pilot mit schriftlichen Kriterien aussieht
Der sicherste Weg, eine KI-Agentur auszuwählen, ist nicht die Auswahl auf dem Papier, sondern an einem kleinen Projekt. Ein guter Pilot hat einen einzigen Prozess, eine Beschreibung des heutigen Zustands und Abnahmekriterien, die vor Beginn der Arbeit festgelegt werden. Am Ende erfüllt er sie oder eben nicht. Für Deutungen wie „es lief ganz gut“ bleibt kein Platz.
Bei RSM läuft die Umsetzung in Etappen, und die Abnahmekriterien werden vor jeder Etappe geschrieben. Bei FOX wuchs die Zusammenarbeit in drei getrennten Schritten: zuerst eine KI-Schulung für 28 Mitarbeitende, dann eine Einlöseplattform für eine Kampagne mit 250 Gewinnern, dann die Discovery für die Produktion. Der Kunde sah das Ergebnis jeder Etappe, bevor er über die nächste entschied. Genau diese Form empfehlen wir Ihnen, egal mit wem Sie arbeiten.
- 01Wählen Sie einen einzigen Prozess mit hohem Volumen und geringem Risiko und beschreiben Sie, wie er heute abläuft.
- 02Verlangen Sie von der Agentur ein schriftliches Angebot: was der Agent tut, was beim Menschen bleibt, welche Daten er nutzt und wo er läuft.
- 03Schreiben Sie die Abnahmekriterien gemeinsam, vor der ersten Zeile Code.
- 04Lassen Sie den Piloten laufen, während in den ersten Wochen ein Mensch jedes Ergebnis prüft.
- 05Entscheiden Sie über den nächsten Schritt erst, wenn Sie das Ergebnis mit den schriftlichen Kriterien verglichen haben.
Vergessen Sie Ihre Leute nicht
Ein KI-Projekt endet nicht mit der Lieferung. Ihre Mitarbeitenden müssen wissen, was der Agent tut, wo er sich typischerweise irrt und wann sie ihm nicht vertrauen sollten. Der AI Act verlangt übrigens in Artikel 4, anwendbar seit dem 2. Februar 2025, dass Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz des Personals ergreifen, das damit arbeitet. Fragen Sie die Agentur, ob die Schulung des Teams enthalten ist oder separat gekauft werden muss.
Die letzte Frage ist die einfachste: Können Sie die Zusammenarbeit nach dem ersten Bericht beenden? Eine Agentur, die sich ihrer Arbeit sicher ist, hat keine Angst davor. Bei uns endet die Discovery mit einem schriftlichen Bericht, das Angebot kommt zum Festpreis auf einen schriftlichen Leistungsumfang, und der Kunde kann dort aufhören. Egal welche Agentur Sie wählen, verlangen Sie dieselbe Freiheit. Und wenn ein Anbieter darauf besteht, dass Sie langfristig unterschreiben, bevor Sie ein einziges Ergebnis gesehen haben, nehmen Sie das als Antwort.
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Häufige Fragen
Was macht eine KI-Agentur?
Sie baut KI-Systeme für ein Unternehmen und nimmt sie in Betrieb: Assistenten für interne Dokumente, Agenten, die im ERP oder in der Buchhaltung arbeiten, Prozessautomatisierung und Schulungen für das Team. Die Unterschiede zwischen Agenturen sind groß, deshalb zählen die Fragen vor dem Vertrag.
Wie wählt man eine KI-Agentur für das eigene Unternehmen aus?
Stellen Sie fünf Fragen und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben: wo Modelle und Daten laufen, wer die Aktionen des Agenten freigibt, wie er an die bestehende Software angebunden wird, was am Ende Ihnen gehört und wie ein Pilot mit Abnahmekriterien aussieht. Dann beginnen Sie mit einem kleinen Projekt.
Landen die Daten meiner Firma in einem öffentlichen Modell, wenn ich mit einer KI-Agentur arbeite?
Das hängt von der Architektur ab. Die Modelle können auf Servern in der EU oder auf dem eigenen Server der Firma laufen, ohne Training mit Ihren Daten. Verlangen Sie eine Zeichnung des Datenwegs und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO.
Muss ich mein ERP wechseln, um KI zu nutzen?
In der Regel nicht. Der Agent wird über die offiziellen Schnittstellen des ERP angebunden oder liest die Daten, ohne in die Datenbank zu schreiben. Verlangt eine Agentur Änderungen am Kern des Systems, lohnt es sich, nach anderen Varianten zu fragen.
Was sollte ein Vertrag mit einer KI-Agentur enthalten?
Neben Leistungsumfang und Preis sollte der Vertrag festlegen, wo Modelle und Daten laufen, wem Code, Konfigurationen und Konten gehören, was am Ende mit den Daten passiert und, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, die nach Artikel 28 DSGVO erforderlichen Klauseln.
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