Qué hace realmente una agencia de IA
Bajo la etiqueta "agencia de IA" hoy encuentras empresas muy distintas. Algunas dan formaciones. Otras construyen chatbots para webs. Otras conectan un modelo de lenguaje con tu contabilidad, tu ERP o tus documentos internos para que asuma parte del trabajo de oficina. Todas pueden tener la misma web bonita y la misma demo convincente. La diferencia solo aparece después de firmar, cuando el agente tiene que trabajar con tus datos reales.
Somos una agencia de IA de Bucarest, así que este artículo no es neutral. Aun así, hemos intentado escribirlo como la lista que nos gustaría que tuviera cualquier empresario antes de hablar con nadie, nosotros incluidos. Las preguntas de abajo no exigen conocimientos técnicos. Solo exigen respuestas claras y por escrito. Si una agencia no sabe responderlas en una primera conversación, tampoco sabrá hacerlo tras tres meses de proyecto.
Conviene decir de dónde partimos. Según Eurostat, en 2025 el 20,0 % de las empresas de la UE con al menos 10 empleados usaba tecnologías de IA, y Rumanía tenía la proporción más baja de la Unión, un 5,2 %. Para muchas empresas de aquí, el primer proyecto de IA es también la primera experiencia con un proveedor de este tipo. Precisamente por eso importa saber qué preguntar.
Primera pregunta: dónde corren los modelos y adónde van los datos
Antes de hablar de lo que puede hacer el agente, pregunta qué pasa con un documento de tu empresa una vez que le llega. ¿En qué servidor se lee? ¿En qué país? ¿Queda una copia en algún sitio? ¿Puede usarse para entrenar un modelo? Un proveedor serio te responde dibujando el recorrido de los datos, no con una frase sobre "seguridad de nivel empresarial".
La pregunta tiene también una parte legal. Si la agencia trata datos personales por cuenta tuya, el artículo 28 del RGPD exige un contrato escrito en el que el proveedor se compromete a tratar los datos solo siguiendo tus instrucciones documentadas, también cuando se trata de transferencias fuera de la UE. El mismo artículo dice que, al terminar la colaboración, los datos se suprimen o se te devuelven, a tu elección. Si la agencia no tiene preparado un contrato así, ya has aprendido algo importante sobre ella.
En RSM Rumanía, una firma de auditoría y asesoría fiscal, esta pregunta fue el punto de partida. Los requisitos escritos desde el primer día fueron modelos de código abierto, ningún entrenamiento con datos de clientes, alojamiento en centros de datos de la UE y conexiones al exterior controladas. La arquitectura que entregamos mantiene el agente y la base de conocimiento en el servidor propio de la firma, mientras los modelos se llaman en una nube europea. El proveedor de inferencia puede cambiarse sin tocar el resto del sistema.
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Quién aprueba lo que hace el agente
Un asistente que solo responde preguntas es una cosa. Un agente que envía correos, modifica documentos o prepara declaraciones fiscales es otra. Pregunta directamente: ¿qué acciones hace el agente por su cuenta y cuáles pasan por la aprobación de una persona? ¿Dónde se ve lo que ha hecho? ¿Quién puede pararlo y cómo? La respuesta debería cambiar según el tipo de acción. Leer un documento no necesita la misma aprobación que enviar un correo a un cliente.
El reglamento europeo de inteligencia artificial (AI Act) fija en su artículo 14 requisitos de supervisión humana para los sistemas de alto riesgo. Entre ellos, una persona debe poder decidir no usar el resultado del sistema, descartarlo o revertirlo, y poder detenerlo con un botón de parada o un procedimiento similar. La mayoría de los proyectos de una empresa normal no entra en la categoría de alto riesgo. Aun así, la regla es un buen estándar que exigir a cualquier agencia, porque describe exactamente lo que quieres poder hacer cuando el agente se equivoca.
Nosotros lo probamos todo primero en nuestra propia contabilidad. El agente lee el diario y el balance de comprobación, señala las cuentas que bloquearían la declaración SAF-T, genera el archivo y ejecuta la validación oficial. La contable decide las correcciones, y la firma con el certificado digital y la aprobación de la presentación quedan en manos de una persona. Cada paso queda registrado. Así debería ser una respuesta a la pregunta "quién aprueba": concreta, paso a paso, con el nombre del rol que pulsa el botón.
Cómo se conecta con el software que ya tienes
Un agente que no ve los datos de la empresa es solo un chat más caro. Pregunta cómo llegará el agente a tu ERP, a tu programa de contabilidad o a tus documentos internos. Pregunta también qué pasa con esos sistemas: ¿se quedan intactos o hay que modificarlos? Una respuesta del tipo "cambiamos el sistema para que funcione la IA" es una señal para seguir buscando. El software que usas desde hace años ya lo han revisado tu contable, tu auditor y tu equipo.
Hoy existe un estándar abierto para esta parte. La documentación oficial describe el Model Context Protocol (MCP) como un estándar de código abierto para conectar aplicaciones de IA con sistemas externos, es decir, bases de datos, archivos y herramientas. Una agencia que trabaja con estándares públicos te deja más libertad que una que lo conecta todo mediante una solución propia que solo ella puede mantener. Pregunta, por tanto, qué estándares usa la agencia y si otro proveedor podría continuar el trabajo sin empezar de cero.
En FOX, un fabricante de embutidos que trabaja con SAP, el discovery para digitalizar la producción partió de una regla fija: SAP no se modifica. Las extensiones están separadas, en la plataforma SAP BTP, y se comunican con el sistema principal solo a través de las interfaces oficiales. Con programas sin API, como SAGA, leemos los datos directamente, sin escribir en la base de datos. Vale la pena pedir a la agencia que te diga por escrito cuál de estas opciones aplica a tu sistema.
Qué queda tuyo al final
La pregunta que pocos clientes hacen al principio es la que más importa dos años después. Si te separas de la agencia, ¿qué te llevas? ¿El código? ¿La configuración de los agentes? ¿Las instrucciones escritas para ellos? ¿La base de conocimiento creada con tus documentos? ¿La cuenta del proveedor de nube está a tu nombre o al de la agencia? Estas preguntas parecen prematuras en una primera reunión, pero son mucho más fáciles de negociar antes de firmar que después.
Una respuesta sana suena más o menos así: el código y la infraestructura son del cliente, las cuentas están a su nombre y el modelo utilizado puede sustituirse sin rehacerlo todo. Una respuesta que conviene evitar es una suscripción mensual a una plataforma cerrada, sin exportación, donde todo lo que has construido desaparece con el contrato. Pagar cada mes por el mantenimiento no es necesariamente malo. Lo malo es no poder irte.
| La pregunta | Una buena respuesta | Una señal de alarma |
|---|---|---|
| Unde rulează modelele? | Servidor y país indicados por escrito, con opción en la UE disponible. | "En la nube, es seguro." Sin detalles. |
| ¿Quién aprueba las acciones del agente? | La lista de acciones que pasan por una persona y el registro donde se ven. | "El agente es autónomo, no tienes que hacer nada." |
| ¿Cómo se conecta con el ERP? | Por las interfaces oficiales o en modo solo lectura; el ERP queda intacto. | Hay que modificar el núcleo del ERP. |
| ¿Qué queda mío? | Código, configuraciones y cuentas a nombre de la empresa. | Plataforma propia, sin exportación. |
| ¿Cómo es el primer paso? | Un piloto en un proceso, con criterios de aceptación escritos antes. | Un gran contrato de 12 meses desde la primera conversación. |
Cómo es un piloto con criterios por escrito
La forma más segura de elegir una agencia de IA no es elegirla sobre el papel, sino con un proyecto pequeño. Un buen piloto tiene un solo proceso, una descripción de cómo funcionan las cosas hoy y criterios de aceptación escritos antes de empezar el trabajo. Al final, o los cumple o no los cumple. No queda espacio para lecturas del tipo "ha ido bastante bien".
En RSM, la implantación avanza por etapas y los criterios de aceptación se escriben antes de cada una. En FOX, la relación creció en tres pasos separados: primero una formación en IA para 28 empleados, después una plataforma de canje para una campaña con 250 ganadores y luego el discovery para la producción. El cliente vio el resultado de cada etapa antes de decidir la siguiente. Es la forma que te recomendamos, trabajes con quien trabajes.
- 01Elige un solo proceso, con mucho volumen y poco riesgo, y describe cómo se hace hoy.
- 02Pide a la agencia una propuesta por escrito: qué hace el agente, qué queda en manos de personas, qué datos usa y dónde corre.
- 03Escribid juntos los criterios de aceptación, antes de la primera línea de código.
- 04Ejecuta el piloto con una persona que revise cada resultado durante las primeras semanas.
- 05Decide el siguiente paso solo después de comparar el resultado con los criterios escritos.
No te olvides de tu gente
Un proyecto de IA no termina con la entrega. Tus compañeros tienen que saber qué hace el agente, dónde suele equivocarse y cuándo no fiarse de él. De hecho, el AI Act exige en su artículo 4, aplicable desde el 2 de febrero de 2025, que las empresas que usan sistemas de IA tomen medidas para garantizar la alfabetización en IA del personal que trabaja con ellos. Pregunta a la agencia si la formación del equipo está incluida o hay que comprarla aparte.
La última pregunta es la más sencilla: ¿puedes dejar la colaboración después del primer informe? Una agencia segura de su trabajo no le tiene miedo. Con nosotros, el discovery termina con un informe escrito, la oferta llega a precio cerrado sobre un alcance escrito y el cliente puede parar ahí. Elijas la agencia que elijas, pide la misma libertad. Y si un proveedor insiste en que firmes a largo plazo antes de haber visto un solo resultado, tómalo como una respuesta.
Fuentes y lecturas.
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Preguntas frecuentes
¿Qué hace una agencia de IA?
Construye y pone en marcha sistemas de IA para una empresa: asistentes sobre documentos internos, agentes que trabajan en el ERP o en la contabilidad, automatización de procesos y formación para el equipo. Las diferencias entre agencias son grandes, por eso importan las preguntas antes de firmar.
¿Cómo elegir una agencia de IA para tu empresa?
Haz cinco preguntas y pide las respuestas por escrito: dónde corren los modelos y los datos, quién aprueba las acciones del agente, cómo se conecta con tu software actual, qué queda tuyo al final y cómo es un piloto con criterios de aceptación. Después empieza con un proyecto pequeño.
¿Acaban los datos de mi empresa en un modelo público si trabajo con una agencia de IA?
Depende de la arquitectura. Los modelos pueden correr en servidores de la UE o en el servidor propio de la empresa, sin entrenarse con tus datos. Pide un dibujo del recorrido de los datos y un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.
¿Tengo que cambiar de ERP para usar IA?
Normalmente no. El agente se conecta por las interfaces oficiales del ERP o lee los datos sin escribir en la base de datos. Si una agencia te pide modificar el núcleo del sistema, merece la pena pedir otras opciones.
¿Qué debe incluir un contrato con una agencia de IA?
Además del alcance y el precio, el contrato debería indicar dónde corren los modelos y los datos, de quién son el código, las configuraciones y las cuentas, qué pasa con los datos al final y, si se tratan datos personales, las cláusulas que exige el artículo 28 del RGPD.
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